QR-facture : ce qu’un artisan doit savoir

Une QR-facture, c’est une facture normale avec, en bas, une partie à détacher de 105 mm de haut sur toute la largeur de la page A4. Cette partie contient deux zones.

À gauche, le récépissé : une petite colonne que le client garde s’il paie au guichet. À droite, la section paiement, avec le code QR et les mêmes informations en clair : le compte, le bénéficiaire, la référence, le montant, le payeur.

Le code QR contient toutes ces données. Votre client le scanne avec l’application de sa banque, vérifie, valide. Il n’a rien à taper, donc il ne peut pas se tromper de chiffre.

Pour qu’une QR-facture soit valable et payable, il faut :

• votre compte, sous la forme d’un IBAN suisse ou liechtensteinois, ou d’un QR-IBAN ;
• votre nom ou votre raison sociale et votre adresse ;
• la monnaie, en francs suisses ou en euros ;
• le montant, ou un champ vide si le client doit le saisir ;
• une référence ou un message, qui permet de rattacher le paiement à la bonne facture.

Votre IBAN habituel suffit pour émettre une QR-facture. Le paiement arrive sur votre compte comme n’importe quel virement, avec le message que vous avez indiqué, par exemple le numéro de la facture.

Le QR-IBAN est un numéro de compte spécial, fourni par votre banque, qui s’utilise avec une référence QR de 27 chiffres. Son avantage : la banque vous rend un fichier qui permet à un logiciel de comptabilité de reconnaître automatiquement chaque paiement. C’est utile si vous émettez beaucoup de factures. Pour un artisan qui en émet quelques dizaines par mois, l’IBAN normal fait très bien l’affaire.

Ne mélangez jamais les deux : un QR-IBAN sans référence QR, ou une référence QR avec un IBAN normal, rend la facture impayable. La banque du client la refuse.

Les mêmes erreurs reviennent souvent. Elles se corrigent toutes en relisant avant d’envoyer.

• Un IBAN mal recopié. Un seul chiffre faux, et le code est invalide. Copiez-le depuis votre e-banking, pas depuis une vieille carte de visite.
• Une adresse incomplète. Le nom, la rue, le numéro, le NPA et la localité doivent être présents.
• Un montant différent de celui de la facture. Si le total change, la QR-facture doit changer aussi.
• Une QR-facture coupée à l’impression ou au découpage du PDF. Le code doit rester entier et lisible.
• Une ancienne facture recopiée dont on n’a changé que le montant, en oubliant la référence.

Chaque demande de paiement porte sa propre QR-facture, avec son propre montant et sa propre référence. Un acompte de 30 % à la signature, puis un autre à mi-chantier, puis le solde : trois factures, trois codes. C’est ce qui vous permet de savoir, en regardant votre compte, quel paiement correspond à quoi.

Si votre client a déjà payé des acomptes, la facture finale les déduit et la QR-facture ne porte que le solde. Un client qui scanne une facture finale au montant total paierait deux fois : il vous le reprocherait, à juste titre.

La QR-facture fonctionne sur papier comme en PDF. Envoyée par email, elle se paie aussi bien : votre client ouvre le PDF sur son ordinateur et scanne le code avec son téléphone, ou il ouvre la facture sur son téléphone et la transmet à son application bancaire.

Sur papier, imprimez sans réduire la page. Une facture imprimée « ajustée à la page » rétrécit le code, et certains lecteurs peinent à le lire. Si vous l’envoyez par la poste, laissez la ligne de découpe visible, avec la mention « À détacher ».

Certains clients n’ont jamais payé avec un code QR. Ils peuvent toujours payer au guichet de la poste avec la partie détachable, ou recopier les données dans leur e-banking. Les informations écrites en clair, à côté du code, sont là pour ça.

D’autres demandent s’ils peuvent payer en plusieurs fois. Une QR-facture porte un seul montant. Si vous acceptez un paiement échelonné, émettez plutôt une facture par échéance, chacune avec son code : vous saurez toujours où en est le client.

Enfin, un client établi à l’étranger peut avoir du mal à scanner le code depuis une banque étrangère. Il vous paiera alors par virement, avec votre IBAN et le numéro de la facture en communication. Gardez ces deux informations bien visibles sur la facture.

Le paiement arrive en général en un ou deux jours ouvrables. Rapprochez-le de la facture dès qu’il arrive : c’est la seule façon de savoir qui doit encore payer, et de relancer au bon moment.

Pour la tenue de vos comptes et la conservation des pièces, la loi demande de garder vos factures pendant dix ans. Votre fiduciaire vous dira sous quelle forme.